Resposta rápida
Dá para trabalhar sem pagar nada, sim — dentro de um limite. Plano gratuito de sistema costuma ser a melhor opção para quem tem poucos pacientes: resolve conformidade com a Resolução CFP 09/2024, organiza o histórico e não custa nada, mas tem teto (no PsiNota AI, 10 sessões/mês e 5 pacientes). Word e Google Drive são grátis e familiares, porém não entregam trilha de auditoria nem controle de acesso adequado a dado de saúde. Papel continua permitido e é o mais barato em dinheiro — e o mais caro em tempo e risco de perda.
Você acabou de atender o terceiro paciente da semana e ainda não decidiu onde vai guardar aquilo. Por enquanto está num caderno, ou numa pasta do Drive com um documento por pessoa. Funciona. Você sabe que em algum momento não vai funcionar mais, mas o consultório ainda não paga nem o aluguel da sala, e assinar mais uma mensalidade agora é fora de cogitação.
Essa é a situação real de quem procura "prontuário eletrônico grátis". Não é sovinice: é ordem de prioridade.
Então vamos direto ao ponto: o que dá pra fazer sem pagar, onde cada caminho trava, e a partir de que momento continuar de graça começa a custar caro.
Grátis não te isenta de nada
Essa é a parte que costuma pegar as pessoas de surpresa. O CFP não regula o quanto você gasta com software — regula o registro. As mesmas exigências valem para quem usa um sistema de R$ 200 por mês e para quem usa caderno.
Na prática, o registro precisa existir, ser guardado pelo prazo previsto, ficar em sigilo e ser recuperável quando alguém — o paciente, um perito, uma fiscalização do CRP — pedir. A Resolução CFP 09/2024 trata especificamente do prontuário em meio eletrônico, e é dela que saem os requisitos de integridade e controle de acesso. Some a isso a LGPD, que classifica dado de saúde como dado sensível e coloca você, psicólogo, na posição de responsável por ele. Detalhei essa parte em o que a lei exige do prontuário.
Traduzindo: a pergunta certa não é "qual é o grátis?". É "qual é o grátis que não me deixa descoberto?".
As quatro opções que existem de verdade
Caderno e pasta de papel
Continua valendo. Ninguém é obrigado a digitalizar.
O papel tem uma vantagem que raramente é dita: ele não vaza pela internet. Não tem senha fraca, não tem servidor invadido. O risco dele é físico e concreto — enchente, mudança de sala, a pasta que some.
O problema aparece na recuperação. Um paciente que interrompeu o processo em 2024 e voltou agora: quanto tempo você leva para achar aquele histórico e reler antes da sessão? E na guarda pelo prazo exigido, que continua correndo mesmo depois que o paciente sumiu — você precisa de um armário trancado por anos, não de uma gaveta.
Funciona bem com pouquíssimos pacientes. Deixa de funcionar mais cedo do que parece.
Word ou Google Docs
É o que quase todo mundo faz no começo, e eu entendo: já está pago, já está aberto, você já sabe usar.
Onde isso não sustenta: não há registro de quem acessou o quê e quando, não há como demonstrar que o documento não foi editado depois, e o controle de acesso é o da sua conta pessoal — a mesma que você usa para outras coisas, às vezes num computador compartilhado.
Isso importa pouco no dia a dia e importa muito no único dia em que importa. Se você precisar sustentar num processo ético que aquele registro foi feito na data que diz ter sido feito, um arquivo editável não te ajuda.
Tem também o detalhe chato: dado sensível de paciente na mesma conta do seu e-mail pessoal e das suas fotos. Escrevi sobre as obrigações da LGPD para psicólogos — o resumo é que o responsável pelo vazamento é você, não o Google.
Planilha
Vejo bastante gente usando planilha como prontuário, e quase sempre é uma adaptação de algo que começou como controle financeiro.
Para agenda e pagamentos, planilha é ótima. Para registro clínico, não: campo de texto longo em célula é desconfortável de escrever e pior ainda de ler, e a tentação de resumir demais é grande. Nota clínica ruim não é só um problema burocrático — ela te atrapalha na próxima sessão, quando você precisa lembrar do que foi combinado.
Plano gratuito de um sistema
É a opção que mais mudou nos últimos anos. Vários sistemas mantêm um plano gratuito permanente, não só um teste de 14 dias.
A troca é clara: você aceita um teto de volume e recebe estrutura pronta — campos certos, histórico organizado por paciente, controle de acesso, exportação. Para quem está no começo, é difícil justificar qualquer outra coisa.
Seu próximo prontuário pronto em 2 minutos.
Prontuário eletrônico com IA, conforme CFP 09/2024 e LGPD. Plano gratuito permanente.
Comparando de forma honesta
| Custo em dinheiro | Conformidade | Custo em tempo | Onde trava | |
|---|---|---|---|---|
| Papel | Zero | Aceito | Alto | Recuperar histórico; guarda física por anos |
| Word / Drive | Zero | Frágil | Médio | Sem trilha de auditoria nem integridade |
| Planilha | Zero | Frágil | Médio | Péssimo para texto clínico |
| Plano gratuito de sistema | Zero | Adequado | Baixo | Teto de pacientes e de sessões |
Onde o plano gratuito do PsiNota AI trava
Como isto aqui é o blog do PsiNota, seria fácil terminar dizendo que o nosso Free resolve tudo. Não resolve, e é melhor você saber agora do que descobrir no meio do mês.
O plano gratuito é permanente, sem cartão de crédito, e vai até 10 sessões por mês e 5 pacientes ativos. A nota sai no formato DAP — BIRP e evolução livre ficam nos planos pagos. Quando o teto do mês estoura, você não perde nada do que já registrou; o que trava é cadastrar sessão nova.
Isso significa uma coisa simples: se você atende 12 pacientes por semana, o Free não é para você. Ele foi feito para quem está começando, para quem atende poucos casos em paralelo com outro trabalho, ou para quem quer testar de verdade — com paciente real, não com dado fictício — antes de decidir.
E se você atende bastante mas está sem caixa agora, prefiro te dizer para ficar no Word por mais dois meses e migrar direito depois, do que te ver espremendo a prática num teto que não cabe.
Como decidir sem se arrepender em um ano
Três perguntas resolvem:
Quantos pacientes ativos você tem hoje, de verdade? Não é quantos já passaram por você — é quantos estão em acompanhamento agora. Abaixo de cinco, plano gratuito. Acima disso, faça a conta do que custa a alternativa em horas suas.
Você consegue tirar seus dados de lá? Antes de cadastrar o primeiro paciente, procure o botão de exportar prontuário. Se não existir, o sistema não é gratuito — ele é uma armadilha com preço zero na entrada.
O que você aguenta manter por dois anos? Migrar prontuário dá trabalho de verdade. A pior escolha não é a mais simples nem a mais completa: é a que você abandona no meio, deixando metade do histórico num lugar e metade em outro.
Se você está montando o consultório agora, o guia de como abrir consultório cobre o resto da estrutura. E se já passou da fase de "grátis resolve", o comparativo de sistemas coloca preços e funcionalidades lado a lado.
Minha opinião, já que é para dar uma: o erro caro raramente é escolher a ferramenta errada. É demorar seis meses decidindo enquanto o registro clínico vai se acumulando em três lugares diferentes — e nenhum deles é o prontuário.