Resposta rápida
Antes de contratar um sistema para o consultório, as perguntas que mais evitam arrependimento não são sobre funcionalidade: são como eu exporto meus prontuários se quiser sair, o que acontece com os dados se a empresa fechar, o preço sobe com o quê e quem consta como responsável pela assinatura do documento. Funcionalidade você descobre no teste. Essas quatro, não — e depois de mil registros dentro do sistema, já não dá para consertar.
Toda demonstração de software é parecida. O vendedor abre a agenda, mostra o paciente sendo cadastrado, gera um relatório bonito e pergunta se ficou alguma dúvida. Você diz que não, porque naquele momento realmente não ficou.
As dúvidas aparecem oito meses depois, quando você tem duzentos prontuários lá dentro e descobre que sair significa copiar e colar duzentas vezes.
Este é o roteiro que a gente gostaria que todo psicólogo levasse para essa conversa — inclusive quando a conversa é com a gente. Ele serve para escolher qualquer sistema, e algumas das perguntas aqui são desconfortáveis de responder. É de propósito: a resposta evasiva também é uma resposta.
Antes das perguntas: saiba o que você está comprando
Sistema para consultório resolve quatro trabalhos diferentes, e quase nenhum resolve os quatro igualmente bem:
- Registro clínico — a nota de cada sessão, o histórico, os documentos.
- Agenda — marcação, lembrete, confirmação, encaixe.
- Dinheiro — quem deve, quem pagou, recibo, imposto.
- Conformidade — sigilo, guarda, exportação, o que a norma exige.
Antes da demonstração, decida qual desses quatro é o seu gargalo hoje. Não o que seria bom ter: o que está doendo. Quem entra na conversa sem isso decidido compra pela tela mais bonita, e a tela mais bonita costuma ser a do trabalho que você menos precisa.
Para o panorama do que existe no mercado brasileiro, com preço e perfil de cada sistema, veja o comparativo de prontuários eletrônicos para psicólogos.
As 12 perguntas
1. Como eu levo meus prontuários embora?
A pergunta mais importante da lista, e a que menos gente faz.
Peça o formato exato. Exportação que presta devolve o conteúdo organizado por paciente e por sessão, em arquivo que outro sistema consiga ler. Um PDF único com tudo dentro cumpre a letra da LGPD e não serve para migrar — você recebe o seu trabalho de volta num formato que só serve para imprimir.
Resposta que acende o alerta: "a gente gera um relatório completo para você". Relatório não é exportação. Pergunte de novo, com a palavra "arquivo".
2. Dá para eu testar a exportação antes de assinar?
Se a resposta for sim, faça. Cadastre dois pacientes fictícios, registre três sessões, emita um documento e exporte. Leva vinte minutos e responde mais do que uma hora de demonstração.
Se a resposta for não, você aprendeu algo sobre o produto.
3. O que acontece com os dados se a empresa encerrar?
Prontuário tem prazo de guarda longo — mais longo que a vida média de uma empresa de tecnologia. Vale saber onde os dados ficam hospedados, se há cópia de segurança e, principalmente, se existe alguma rotina que você possa acionar sozinho, sem depender de alguém atender o telefone.
4. O preço sobe com o quê?
Número de pacientes, número de sessões, número de profissionais, armazenamento. Cada sistema aperta num lugar diferente, e o aperto sempre chega no melhor momento da sua carreira — quando a agenda enche.
Sistema cobrado por profissional é barato para quem atende sozinho e vira outro produto no dia em que você contrata a segunda pessoa. Se existe alguma chance de a clínica crescer, faça a conta com o número de daqui a dois anos, não com o de hoje.
5. Existe fidelidade? Qual o prazo de cancelamento?
Plano anual costuma custar menos justamente porque prende. Isso é legítimo — só precisa estar claro. Se é a sua primeira contratação e você ainda não sabe do que precisa, o mensal custa mais por mês e frequentemente sai mais barato no total.
6. Quem consta como responsável pelo documento assinado?
A Resolução CFP nº 6/2019 trata a assinatura de documento psicológico como ato privativo do psicólogo. Qualquer sistema que gere texto automaticamente precisa deixar explícito que a assinatura é sua e que o que sai da máquina é rascunho até você revisar.
Pergunte como o sistema marca o que foi gerado e o que foi revisado. Se não houver essa distinção na tela, ela também não existirá no seu prontuário.
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7. Como o sistema separa prontuário de anotação psicoterapêutica?
São documentos com naturezas diferentes, e o CFP os distingue com clareza. O prontuário pode ser requisitado; a anotação psicoterapêutica é do psicólogo e tem outra proteção.
Sistema que joga tudo num campo de texto único obriga você a fazer essa separação de cabeça, toda vez. Funciona até o dia em que alguém pede o prontuário.
8. Quem consegue ver o quê, e isso fica registrado?
Em consultório individual a resposta é simples. Em clínica, é a pergunta que trava contrato: secretária vê agenda mas não vê nota? Supervisor vê os casos de quem? E quando um psicólogo sai da equipe, o que acontece com os prontuários dele?
Pergunte também se existe registro de acesso — quem abriu qual prontuário e quando. Isso protege a clínica tanto quanto protege o paciente.
9. Os dados são criptografados? Onde?
"Sim, usamos SSL" responde sobre o transporte, não sobre o armazenamento. As duas coisas importam, e são diferentes: uma protege o dado na viagem, a outra protege o dado parado no servidor.
Pergunte especificamente sobre criptografia em repouso e sobre o que acontece com dados sensíveis como CPF.
10. O que a IA faz, exatamente?
"Tem inteligência artificial" hoje descreve produtos completamente diferentes: escrever a nota clínica a partir das suas anotações, transcrever o áudio da sessão, sugerir conduta, ou apenas autocompletar campo. São três ou quatro coisas vendidas com a mesma palavra.
Pergunte o que a IA faz, o que ela não faz, e se o conteúdo das sessões é usado para treinar modelo. A última é a que mais importa e a que menos aparece no material de vendas.
11. Funciona quando a internet cai?
Consultório com internet instável, atendimento domiciliar, sessão numa sala emprestada. Se o sistema só existe online e não tem nenhuma tolerância a queda, isso deixa de ser inconveniência e vira dia perdido.
12. Quanto tempo até eu estar realmente usando?
Não é sobre cadastro — é sobre migração. Quantos pacientes você precisa cadastrar antes de o sistema ser útil? Dá para importar uma lista ou é um por um? Existe alguém que ajuda na primeira semana, ou o suporte é só um formulário?
O que uma resposta evasiva significa
Nem todo "vou verificar com o time" é má vontade. Mas há um padrão:
| A pergunta | A resposta ruim | O que ela costuma significar |
|---|---|---|
| Como exporto? | "Geramos um relatório completo" | Não existe exportação estruturada |
| Onde ficam os dados? | "Nossa infraestrutura é segura" | Quem responde não sabe |
| O preço sobe com o quê? | "Depende do seu uso" | Sobe, e não querem dizer quando |
| A IA usa minhas sessões? | silêncio, ou mudança de assunto | Leia os termos antes de assinar |
| Tem fidelidade? | "O anual é bem mais vantajoso" | Tem |
Nenhuma dessas respostas, sozinha, é motivo para descartar um sistema. Três delas na mesma conversa, sim.
Como o PsiNota AI responde a estas perguntas
Por coerência com o que está escrito acima, as nossas respostas, sem rodeio:
- Exportação — prontuário e documentos saem em PDF por paciente; o plano Free também exporta.
- Preço — Free permanente com 10 sessões e 5 pacientes por mês; Clínico R$49/mês; Pro R$119/mês; Clínica sob consulta. O que aperta no Free é o número de sessões e pacientes, e está dito antes de você entrar.
- Assinatura — a nota gerada por IA nasce como rascunho e só vira documento quando você assina. A tela diz isso o tempo todo, e a nota não assinada não entra no prontuário como registro fechado.
- IA — ela escreve a nota a partir das suas anotações e da transcrição da sessão. Desde setembro de 2026 existe uma opção para a IA não consultar o histórico do paciente, para quem quer a nota fiel apenas àquela sessão.
- Sigilo — CPF é armazenado cifrado, nunca em texto puro, e operações sensíveis sobre dado de paciente geram registro de auditoria.
E o caso em que a resposta certa não somos nós: se o seu gargalo é agenda e cobrança, e não o tempo que você gasta escrevendo, existe sistema mais barato que faz exatamente isso melhor. O comparativo diz qual.
A pergunta que fica para depois
Passada a lista, sobra uma que nenhum vendedor responde: isso vai caber na minha sexta-feira?
A resposta só aparece usando. Por isso o teste importa mais que a demonstração — e por isso vale testar na semana cheia, não na tranquila. Um sistema que funciona no domingo à noite, com calma, não provou nada. O que interessa é se a nota sai no intervalo de dez minutos entre um paciente e o próximo.
Teste a PsiNota AI no plano Free — permanente, sem cartão. Leve esta lista e faça as doze perguntas.